Comment rédiger une lettre commerciale en anglais ?

Nécessaire dans vos échanges professionnels, la lettre commerciale suit une structure bien définie. Voici quelques pistes pour vous aider à la rédiger comme il se doit.

La lettre commerciale : une preuve juridique

Du premier contact avec un client ou un partenaire professionnel à la conclusion d’un contrat, en passant par le suivi des ventes et des échanges de courriers quotidiens, vous devez « communiquer »  avec votre entourage professionnel.

Moyen de communication indispensable dans les relations professionnelles, la lettre commerciale permet non seulement d’éviter les déplacements à longue distance, économiser du temps mais aussi et surtout, elle constitue un excellent moyen de confirmer les entretiens verbaux.

En d’autres termes, la lettre commerciale détient une portée juridique incontestable puisque c’est un moyen de preuve. Quel que soit l’objet de votre lettre, une démission, une contestation, une dénonciation, une réclamation, une demande ou une relance, celle-ci doit faire apparaître des éléments précis.

Les éléments à insérer dans la lettre commerciale

Commençons par l’adresse de l’expéditeur. Dans la lettre commerciale en anglais, celle-ci doit apparaître en haut à droite. Au lieu de mettre le nom de la société, il est préférable de mettre son nom à soi.

Alignée à droite, cette adresse doit être placée sur une ligne imaginaire à peu près à 25 % de la distance de la marge de droite.

Vient ensuite l’adresse du destinataire. Celle-ci est placée quant à elle, en dessous à gauche. On peut y rajouter le nom du destinataire ainsi que la fonction de celui-ci, si on a les informations.

La date, qui est placée à une distance d’à peu près 33% de la marge de droite, doit être écrite de la manière suivante : le mois écrit en toutes lettres (ex : March, August, December…), puis le jour en omettant les « st, nd, rd, et th », suivi d’une virgule, et enfin, l’année. Ainsi, cela ressemblera à : « January 8, 2012 » par exemple. Inutile de mentionner le nom de votre ville ici.

Le texte de la lettre commerciale : ce qu’il ne faut pas oublier

Les anglophones débutent toujours leurs lettres commerciales par « Dear » suivi du titre et du nom du destinataire. Ainsi, on aura « Dear Mr Jackson ». Il n’y a aucun point après Mr, Mrs. Dans le cas où on ignore le nom du destinataire, on écrit « Dear Sir ou Madam ». Notez que l’ordre Sir suivi de Madam ne change pas.

Pour conclure, les anglophones écrivent généralement  « Yours sincerely » si on connaît le nom de la personne. Dans le cas inverse, on termine la lettre par « Yours faithfully ». Après avoir signé, on n’oublie pas de mentionner son nom suivi d’une virgule et indiquer sa position.

Quant au corps de la lettre, il existe deux possibilités. En général, les anglophones alignent les paragraphes à gauche sans aucuns alinéas. Dans ce cas, ils laissent une ligne en blanc entre les paragraphes. Certains préfèrent, en revanche employer des alinéas et ne pas mettre une ligne en blanc entre les paragraphes.

Il faut noter, au passage, que ce modèle de lettre convient aussi bien aux anglophones britanniques qu’aux américains.

About Paul Henry

Paul Henry est journaliste freelance et écrit pour la presse quotidienne francophone (France, Belgique, Suisse et Canada). Paul henry a 36 ans, et vit près de Paris avec ses trois enfants.
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